Virtual Event
Hal-Hal Yang Perlu Diingat Saat Memilih Platform Acara Virtual Event
1. Fitur yang mencapai tujuan acara Anda
Meskipun jalan menuju platform yang sempurna tidaklah mudah, mulailah dari dasar. Mengapa Anda membuat acara ini? Kemudian pencarian dapat dimulai, karena ini bukanlah proses satu ukuran untuk semua. “Ketahui setidaknya kerangka strategi Anda untuk acara tersebut sehingga Anda dapat memeriksa opsi platform yang menentangnya,” Misalnya, jika Anda membuat penggalangan dana virtual event, persempit opsi platform Anda ke platform dengan fitur donasi yang mudah, seperti termometer penggalangan dana. Di sisi lain, peluncuran produk mungkin lebih cocok untuk platform yang menawarkan demonstrasi VR.
2. Sesedikit mungkin hambatan masuk
Untuk acara virtual, pendaftaran tidak sesederhana muncul dan melapor ke iPad terdekat, dan jika peserta Anda kehilangan tautan pendaftaran, Anda mungkin akan kehilangan kehadiran mereka secara keseluruhan. Catat platform yang menyertakan opsi pendaftaran dan tiket sebagai bagian dari fitur mereka, daripada platform yang mewajibkan peserta untuk check-in melalui tautan browser terpisah.
3. Fungsi jaringan
Prioritaskan platform acara virtual yang memungkinkan peserta untuk terhubung satu sama lain. Hal ini tidak hanya memungkinkan peserta berkesempatan untuk tetap terlibat secara aktif selama acara, tetapi juga memungkinkan mereka kesempatan untuk membuat koneksi yang akan bertahan setelah acara berakhir. Plus, sesi jaringan adalah cara yang baik untuk mengakhiri ceramah atau lokakarya yang panjang.
4. Tim dukungan atas permintaan untuk penyelenggara dan fitur dukungan obrolan langsung untuk peserta
Teknologi tidak dapat diprediksi (koneksi Internet yang buruk, pemadaman listrik, kehilangan sinyal Wi-Fi) dan bahkan gangguan terkecil dapat sangat memengaruhi pengalaman dan tingkat keterlibatan peserta.
Saat menimbang opsi platform Anda, pertimbangkan nilai memiliki tim dukungan panggilan untuk penyelenggara acara untuk memanfaatkan jika masalah teknologi muncul, serta fitur dukungan obrolan langsung untuk digunakan peserta jika menghadapi masalah.
Dengan cara ini, Anda sebagai penyelenggara dapat fokus untuk membuat acara Anda bersinar dan biarkan dukungan teknis menangani sisanya.
5. Pilihan merek dan penyesuaian yang dipersonalisasi
Pentingnya kemampuan untuk “memberi label putih” pada platform. Sebagai gantinya, gunakan platform yang berubah menjadi tempat virtual yang Anda inginkan. Saya ingin memungkinkan tamu menyesuaikan profil atau avatar mereka, memungkinkan peserta untuk memilih dari beberapa gambar yang telah dibuat sebelumnya oleh perusahaan, mungkin sejalan dengan nilai-nilai perusahaan.
6. Analisis data waktu nyata dan pasca acara
Manfaat besar dari acara virtual adalah kemampuan bagi perencana acara untuk mendapatkan analitik waktu nyata yang dapat meningkatkan pengalaman pertemuan online mereka berikutnya. Anda sebaiknya memilih platform yang dapat menyediakan data ini untuk Anda, selama dan setelah acara.
7. Peluang keterlibatan peserta individu
Untuk menghindari “kelelahan Zoom”, Anda sebaiknya memilih platform yang memungkinkan peserta Anda untuk terlibat tidak hanya dengan satu sama lain tetapi juga dengan bagian acara yang lebih interaktif, seperti panel dan obrolan di depan perapian.
Misalnya, peserta yang ekstrover dapat memanfaatkan fitur angkat tangan, sedangkan fungsi pemungutan suara langsung bisa lebih populer di antara peserta yang lebih pendiam. Bagaimanapun, kedua jenis pengunjung acara merasa dilibatkan dan dilibatkan dengan acara dan isinya.
8. Label harga sesuai anggaran Anda
Sementara beberapa platform acara virtual event menawarkan layanan dasar secara gratis, platform lain yang lebih rumit dan dapat disesuaikan atau bahkan lebih tinggi. Penting untuk terlebih dahulu menetapkan anggaran Anda, serta fitur yang harus Anda miliki, sebelum terjun ke dalam pencarian platform acara virtual. Ini akan membantu Anda mempersempit pencarian berdasarkan biayanya.
Bagi mereka yang memiliki anggaran lebih fleksibel, platform acara virtual yang dapat disesuaikan sepenuhnya mungkin merupakan rencana tindakan terbaik, sehingga Anda dapat membuat apa yang Anda inginkan, sesuai keinginan Anda. Di sisi lain, jika Anda ingin menghemat biaya, perhatikan platform yang menawarkan paket versus menu fitur a la carte, karena platform tersebut dapat bertambah dengan cepat.
9. Desain yang ramah pengguna namun menyenangkan secara estetika
Memilih platform acara virtual event yang menawarkan desain ramah. Pengguna sangat penting untuk pengalaman peserta Anda. Jika desainnya tidak jelas atau terlalu rumit, Anda mungkin akan menghadapi penurunan peserta dalam jumlah yang lebih banyak dari yang Anda harapkan.
Apakah siaran langsung Anda sebelumnya bertujuan untuk menjadi “layak Instagram”? Lalu, buatlah tujuan untuk memastikan acara virtual event Anda tetap “layak screenshot” dengan memilih platform yang memungkinkan tata letak yang lebih estetis.
